Bạn mất vài ngày hay vài giờ cho một cuộc họp. Bạn than vãn rằng để tổ chức một cuộc họp hiệu quả hay thảo luận nhóm tốn quá nhiều thời gian và hiệu quả lại không cao. Không phải như vậy, bạn sẽ được tổ chưc cuộc họp hiệu quả như điều mình muốn nếu bạn biết các tổ chức một cuộc họp đúng cách. Taxi phương long sẽ chỉ cho bạn những kỹ năng văn phòng về cách tốt nhất để tổ chức một cuộc họp đúng cách, hiệu quả và thành công nhé.
Danh mục nội dung
Những quy tắc để tổ chức cuộc họp hiệu quả
Mục tiêu của cuộc họp của bạn là gì?
Bạn sẽ chẳng bao giờ có một cuộc họp hiệu quả nếu bạn không biết mình họp về cái gì. Không biết mục đích cuối cùng của cuộc họp là gì.
Nhất là đối với những người đi họp. Bạn nên soạn một bản kế hoạch cuộc họp lộ trình cuộc họp. Nhất là để cuộc họp thành công bạn nên chuẩn bị thư mời nói rõ về những vấn đề mà bạn cần họp, các thông tin cần thiết và cái nhìn tổng quan về cuộc họp. Thư gửi sớm trước 1 ngày để người được mời có thời gian chuẩn bị và đánh giá được cuộc họp mà mình cần tham gia.
Quan trọng là nếu bạn gửi trước thì người được mời sẽ chuẩn bị và khi họp sẽ có những góp ý tốt cho bạn hơn.
Đúng người đúng đối tượng
Mời đúng người cho cuộc họp của bạn
Bạn đã bao giờ được đi làm khán giả cho một cuộc họp chưa. Tôi thì đã vào lần rồi. Khi tới nơi chẳng biết tại sao mình lại được mời tới nơi, chẳng biết mình được mời tới vì mục đích gì. Trong khi chuyên ngành của tôi hay vị trí công việc của tôi chẳng có tý liên quan gì tới cuộc họp ngày hôm đó.
Chắc chắn không phải chỉ mình tôi phải nhân cái cảm giác khó chịu này. Tôi nghĩ nó thật là vô vụ và ức chế với những cuộc họp như thế. Hơn nữa, nó rất mất thời gian. Đáng ra, thời gian tôi đi nghe cái chuyện chẳng liên quan tới mình thì tôi làm không biết bao nhiêu việc mà mình đáng ra phải làm.
Để tổ chức cuộc họp hiệu quả, taxi nội bài giá rẻ nhất phương long khuyên bạn nên biết đối tượng mà mình cần mời đến là những ai. Ai sẽ là người liên quan tới cuộc phỏng vấn.
Cuộc họp phỏng vấn của bạn không nên quá nhiều người, bạn chỉ nên có khoảng 6-8 người là được. Vì đông quá chắc chắn sẽ có vài người được đến nghe như mình và họ chẳng có đống góp gì hữu ích cho bạn. Nếu họ có thì quá nhiều sẽ trở thành một chuyện tranh luận lan man chẳng đâu vào đâu.
Những thành viên chủ chốt sẽ khiến cuộc họp được tập trung hơn và có được những ý kiến thiết thực hơn.
Luôn đúng giờ: Kết thúc và bắt đầu
Cái cảm giác người đến sớm phải chờ người đến muộn thật sự khiến những người đến muộn thấy mình thật bất công và dương như không tin trọng mình. Taxi 7 chỗ phương long khuyến bạn và thời gian của cuộc họp như sau:
- Đừng bao giờ chờ đợi bất kỳ ai: Đến giờ, bạn hay đống ngay cửa lại và bắt đầu ngay một cuộc họp. Đối với những người đến sớm bạn sẽ tạo được cảm giác rằng họ được tôn trọng. Còn đối với những người đến muộn, bạn sẽ tạo được cảm giác ái ngại và họ sẽ không muốn đến muộn vào lần tiếp theo nữa.
- Hãy ước lượng khoảng thời gian kết thúc: Tổ cuộc họp thành công không phải là nhận được càng nhiều ý kiến càng tốt. Đừng cố thêm nửa tiếng để thêm các ý kiến khác rồi lần này lần nữa và cuộc phỏng vấn của bạn trở nên dài lê thê. Chắc chắn được 1 lần, 2 lần những người đó sẽ không muốn tới dự cuộc họp của bạn nữa đâu. Mỗi người đến họp đều có công việc của mình. Nếu bạn có thời gian dự tính trước và làm đúng thì họ sẽ cảm ơn bạn rất nhiều vì những kế hoặc làm việc của họ có thể đúng theo dự định.
Luôn giữ cuộc họp đi đúng hướng
Như ở mục trên taxi đường dài phương long đã nói. Một cuộc họp thì cần phải biết ai là người liên quan và những công việc cần bàn.
Ở 1 công ty có vô vàn những việc cần được giải quyết. Bạn không thể mang nó ra giải quyết một lúc hết được. Đối với những người có ý kiến khác bạn nên khéo léo từ chối và chuyển hướng nó đúng. Nhiệm vụ của người chủ trì trong việc này là rất quan trọng. Để có cuộc họp hiệu quả và thành công thì bạn nên nói với họ rằng, cuộc họp mà chủ để họ quan tâm trong thời gian gần nhất. Như thế vừa xoa dịu được bức xúc của họ và cũng sẽ làm họ an tâm hơn.
Tổng kết một cuộc họp
Cuộc họp sẽ chẳng bao giờ thành công và hiệu quả nếu bạn không đưa ra được cái kết thích đáng cho nó. Một cuộc họp hiệu quả và thành công thì bạn phải tổng kết được cuộc thảo luộn ngày hôm đó. Đưa ra phương án tiếp theo cho công ty hay công việc mà mình họp.
Việc tồi tệ nhất cho cuộc họp của bạn là có quá nhiều ý kiến cần giải quyết và bạn sẽ phải họp vào lần tiếp theo. Khi đến lần tiếp theo những ý kiến đó sẽ lại được nêu ra và lặp lại.
Xem thêm:
Gọi Ngay